A primeira impressão. O Onboarding.

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Onboarding é o termo que usamos para a integração de nossos coworkers com o espaço.

Nesta integração nossos principais objetivos são:

 

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1) Cadastrar o cliente (pessoa física ou jurídica) e a(s) pessoa(s) ligada(s) a ela e é importante que neste caso, você saiba exatamente qual é o plano e eventuais condições especiais que foram negociadas com ele. Para isso, consulte o contrato do cliente no sistema.

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2) Apresentar a Splace e eventualmente a empresa associada.

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3) Realizar com o coworker a jornada de acesso, ou seja o caminho que ele fará para chegar até sua estação de trabalho contratada e outras áreas que esteja autorizado o seu acesso.

 

4) Dar assistência inicial para que ele se instale corretamente. Aqui é importante verificar se está tudo ok com mobiliário/energia/internet

 

5) Orientar o coworking no primeiro acesso ao módulo do cliente no sistema Conexa.

Apresentar a ele as regras do espaço.

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Sugerimos que já no primeiro dia, seja realizado a entrevista para que você, hostess, possa conhecer bem o coworker.

Esta é uma entrevista que deve ser feita com todos as PESSOAS cadastradas no sistema e que não havendo tempo disponível no primeiro dia, deva ser ao menos agendada para o mais breve possível.

 

Abaixo, criamos um roteiro para esta entrevista, que deve ser feita em um local confortável, preferencialmente só  você (hostess) e o coworker, ambos tomando um café e onde você devera anotar em um bloco ou tablet (o que preferir) as informações que você irá coletar do coworker.

 

 

Apresente-se e de forma bem informal...Aproveite também e apresente seus pares.

 

Confira se todos os dados cadastrais estão preenchidos no sistema. Inclusive os relacionadas as redes sociais.

 

Procure entender qual o cargo desta pessoa e mais, quais as principais atividades relacionadas a este cargo e insira estes dados no campo observações do sistema.

 

Em uma conversa bem informal, tente entender que estilo tem esta pessoa, (Clássico; empreendedor; Geek; estiloso), que esportes curte, que estilo musical gosta...toda e qualquer informação que nos possibilitará posteriormente criar eventos ou ações integrando grupos que se "conversem".

 

Aproveite e faça com ele a jornada de acesso ao sistema Conexa, mostrando as opções que ele tem no sistema, como reserva de salas, impressão, etc..

 

Se sua unidade irá também usar o WhatsApp ou algum outra tecnologia para formar grupos, sugerimos que neste momento você já o inclua e oriente o uso.

 

 

E ao final, agradeça a ele o momento de integração.